“Queremos hacer de la búsqueda de calidad un proceso vivo, no sólo una declaración de principios” señala Alfredo Tomás Ortega Ojeda, rector del Centro Universitario de la Costa Sur, que recientemente recibió la recertificación de 10 de sus procesos administrativos, a través de la empresa Global Estándar, con certificaciones reconocidas internacionalmente.
La recertificación con la norma ISO 9001 2008 representa un proceso de actualización del trabajo que CUCSur ha estado realizando desde hace ocho años, cuando se hizo acreedor a la primera certificación en enero de 2006. Desde entonces la ponderación de la calidad en procesos que permiten desarrollar las funciones sustantivas de la Universidad, como la docencia y formación de profesionales, la investigación científica, la vinculación social y la difusión cultural, ha sido un objetivo constante. Actualmente el centro ha recertificado 10 procesos y ha incorporado recientemente uno más, certificado por primera vez.
“Nos queremos enfocar a una mejora continua para alcanzar la calidad que necesitamos”, afirma Ortega Ojeda. “Esto sólo es posible mejorando los trámites administrativos y la atención a los usuarios”.
Con esa intención, el centro ha buscado la aprobación de sus procesos a través de la norma ISO, que organiza, mide y evalúa la relación de las instituciones con la calidad y su nivel de compromiso, para alcanzar los estándares establecidos como óptimos, proceso en el que han refrendado su pertenencia las áreas de Planeación estratégica, Administración de recursos financieros, Administración de adquisiciones de materiales y servicios, Administración de infraestructura, Administración de personal, Administración de ambiente de trabajo, Control escolar, la Biblioteca Antonio Alatorre, Servicios tecnológicos y Servicios académicos, además de la recientemente aprobada Servicio social.
Esto convierte a CUCSur en el único centro en la red con 11 procesos de gestión certificados por esta norma internacional, que también ha certificado a universidades en China, Japón e Italia, así como a universidades latinoamericanas de Chile y Colombia, con lo que podría convertirse en un modelo para otras dependencias al interior de la Universidad de Guadalajara.
Sin embargo, la consecución de este reconocimiento a la calidad implica también la implementación de estrategias para el mantenimiento de estándares. En estos ocho años CUCSur ha recibido 18 auditorías externas para refrendar o perfeccionar sus procesos. La evaluación continua es uno de los elementos que permiten la sistematización de la propuesta de calidad.
Durante los próximos tres años, la empresa certificadora dará seguimiento a los mecanismos institucionales en exigencia a un programa que, de no ser cumplido, derivaría en la pérdida de la certificación.
No obstante, este programa y las metas de compromiso en la prestación del servicio son propuestas por la misma institución a evaluarse, que establece estándares propios, entre los que figuran la actualización oportuna de documentación, la obtención y mantenimiento de un sistema de cómputo para efectuar la administración de la dependencia, el diseño de formatos para la realización de trámites, así como la generación y aplicación de encuestas a usuarios.
“Recientemente hemos implementado la nueva plataforma web del sistema de calidad de nuestro centro, que nos permite controlar y documentar trámites y procesos, para tener evidencia de todo lo que hacemos y para que ésta pueda ser evaluada más tarde por los auditores externos”, explica Ortega Ojeda.
La finalidad de esta plataforma será detectar errores, inconvenientes o procesos fallidos, para establecer un programa con un plan de respuesta y de mejoras a efectuar dentro de los plazos estipulados.
Ortega Ojeda agrego que “cuando nos señalan cambios que debemos realizar, debemos apegarnos a los tiempos que nos dan para resolverlos. Es un trabajo intenso que no solamente consiste en lograr la certificación, sino en mantenerla”
Con la incorporación de estos procesos a normas internacionales que estandarizan la calidad de los servicios, los 11 procesos avalados deben funcionar como una unidad dentro del Sistema de control de calidad, al que dan seguimiento las diferentes divisiones y rectoría para hacer frente “a ese importante reto de mantenerlo y mejorarlo en los próximos años, además de representar un referente de apoyo y asesoría para que otros centros logren emprenderlo también”.
