Implementar un Sistema de Gestión de Calidad requiere tiempo, compromiso dedicación y esfuerzo, requisitos que logró reunir el personal de la Preparatoria número 5, al convertirse en el primer plantel del Sistema de Educación Media Superior, de la Universidad de Guadalajara, en obtener una certificación de calidad a nivel Internacional en la norma ISO 9001:2008.
La empresa Global Standards fue la encargada de auditar los tres aspectos a certificar: ingreso, permanencia y egreso de alumnos. Sin embargo, antes de esta evaluación, el sistema de gestión de calidad tuvo que pasar por una auditoría interna realizada por un comité de calidad, integrado por personal de la misma escuela.
Esta certificación es a nivel administrativo y para cumplir con la norma fue necesario atender a cada uno de los procesos que dan servicio a los estudiantes, tales como el servicio de credencialización, pago de matrícula, actos académicos, etcétera.
En total se establecieron 109 formatos, 34 diagramas, 4 guías, 2 manuales y un instructivo para la elaboración de documentos, todo esto con la intención de hacer más eficiente el trabajo del personal administrativo, que tuvo que ser capacitado por medio de cursos. Además de la elaboración de formatos y de la documentación de los mismos, éstos tuvieron que ser evaluados por los mismos estudiantes a través de encuestas aplicadas en cada área, cuyo objetivo fue obtener el 90 por ciento de la satisfacción del usuario.
De acuerdo con el maestro José Manuel Jurado Parres, director de la preparatoria, fue necesario primero pasar por una etapa de sensibilización entre el personal para después seguir con la etapa de conocimiento de la norma y la capacitación. “Se tienen que plantear las políticas y objetivos de calidad. Una vez que éstos se han planteado, viene una etapa que es muy importante, la de la documentación. Tiene uno que enseñar a plantearse y a desarrollar los flujos y los procesos: dónde comienzan y dónde terminan, dónde están los insumos y los productos”, agregó.
La coordinadora de este proyecto, la maestra Rosa Elena Richart Varela, destacó la labor que realiza el personal de la preparatoria, que integran los tres organismos internos, creados para que la certificación fuera posible: el Comité de calidad, el Grupo multidisciplinar de trabajo para documentar y la Comisión de mejora. “Todo este proceso de certificación, necesitó de un gran sacrificio porque los compañeros no dejaron de trabajar, estuvieron siempre dando resultados a la dirección, eran jornadas extras las que ellos tenían para poder cumplir con este compromiso, creo que el factor humano fue pieza clave”.
Añadió que para las medidas que se tomaron en cuanto a la sistematización de los procesos, las mismas fueron dirigidas siempre dentro del margen del Sistema de Educación Media Superior. “Nosotros dependemos del Sistema de Educación Media Superior, por lo tanto cada proceso debe obedecer a una normatividad universitaria, debe estar apegado a la política institucional de la escuela y debe obedecer a requisitos de la norma de calidad. De tal manera que esto nos fue acotando cada vez más para poder hacerlo de manera más profesional”, aseguró.
Jurado Parres adelantó que próximamente se estará trabajando para entrar en el área de la certificación académica.
“Esperamos que esta preparatoria sea una de las primeras, porque tiene condiciones, entre ellas el haber logrado esta certificación”.
