La evolución digital ha modificado la manera en que las instituciones generan, reciben, administran, utilizan y conservan información. En México, esta transformación ha generado nuevos retos para la archivonomía digital, debido a que una parte cada vez mayor de los documentos institucionales se produce directamente en medios electrónicos. En consecuencia, ya no es suficiente con guardar documentos físicos o digitalizar aquellos que originalmente fueron creados en papel; en la actualidad es necesario garantizar que los documentos electrónicos mantengan su autenticidad, integridad, disponibilidad y accesibilidad durante todo su ciclo de vida.
Para este buen trato de los documentos, la Ley General de Archivos (LGA) constituye uno de los principales instrumentos jurídicos para regular la gestión documental en México, como lo expresa uno de sus objetivos: “Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminadas al desarrollo de sistemas de archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional”.
La Ley, en su Capítulo IX “De los documentos de archivo electrónicos”, integrado por los artículos 41 al 49, establece obligaciones relacionadas con su gestión, seguridad, almacenamiento, preservación, migración, recuperación y trazabilidad.
El Capítulo establece las bases para garantizar que los documentos de archivo electrónicos sean auténticos, accesibles, íntegros y recuperables a largo plazo. Para lograrlo, las instituciones deben implementar sistemas automatizados de gestión documental (bases de datos), procedimientos de respaldo y preservación, y medidas para enfrentar la obsolescencia tecnológica, lo que significa actualización permanente. También indica que la digitalización no sustituye automáticamente la conservación de los documentos originales y reconoce la validez jurídica de los documentos electrónicos que cumplen con la normativa aplicable.
Revisando estos lineamientos se puede observar que las bases de datos son esenciales para alcanzar los objetivos y obligaciones de esta Ley General de Archivos, porque permiten ordenar y guardar la información. Pero su importancia va mucho más allá de simplemente «guardar datos». En la actualidad constituyen el cimiento de los sistemas de información, de las aplicaciones, de los servicios digitales, la IA y el Big Data.
Además, desarrollar, implementar y utilizar bases de datos, por parte de las áreas de Informática y Cómputo, significa innovar la información en los siguientes espacios:
- En el operativo, facilita y automatiza las actividades cotidianas de una organización.
- En el espacio administrativo, permite disponer de información ordenada para controlar procesos y recursos.
- En la toma de decisiones, convierte los datos almacenados en información útil para decidir.
- En el espacio estratégico, permite identificar tendencias, oportunidades, riesgos y patrones.
La Universidad de Guadalajara (UdeG), por medio de su Coordinación General de Tecnologías de la Administración (CGTA) y las áreas tecnológicas que conforman la Red Universitaria, siempre está innovando sus procesos informáticos y tecnológicos, en consecuencia, camina dentro de los objetivos de la Ley general de Archivos.
Particularmente la CGTA cuenta con instancias cuyas tareas están dirigidas a controlar y proteger la información electrónica que se genera al interior de esta Casa de estudio, algunas de ellas son:
- Configurar, respaldar, mantener y asegurar el desempeño y disponibilidad en las bases de datos del Sistema Integral de Información y Administración Universitaria y aquellas que las entidades de la Red Universitaria así lo requieran.
- Analizar, evaluar y proponer tecnologías, marcos de trabajo y las mejores prácticas que apoyen en el diseño, desarrollo y despliegue de sistemas de información y de los sistemas de análisis de datos.
- Proponer las políticas de ciberseguridad, gestión de riesgos y detección oportuna de vulnerabilidades en los sistemas de información y análisis de datos de la Universidad de Guadalajara.
Las tareas fundamentales de la CGTA se encuentran en el sitio web.
La Universidad de Guadalajara, mediante la CGTA, contribuye así a la protección y conservación de la información electrónica a través del respaldo de bases de datos, la innovación tecnológica y la ciberseguridad. Estas acciones favorecen el cumplimiento de los principios de la Ley General de Archivos y fortalecen la gestión documental electrónica, garantizando la integridad, disponibilidad y preservación de la información institucional a largo plazo.
