El e-mail y las herramientas de colaboración en UdeG

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“En la actualidad, el correo electrónico sirve como método de identificación para cursos, aplicaciones, además es una herramienta que en los últimos 15 años se ha vuelto cada vez más cotidiana tanto para actividades académicas, laborales y de entretenimiento por la facilidad y rapidez de intercambio de mensajes y o documentos”, explica Rebeca Razo García, del área de administración de aplicaciones y bases de datos de la Coordinación de Operación de Servicios, de la Coordinación General de Tecnologías de Información (CGTI).

Agrega que un 95 por ciento de la comunidad universitaria lo usa, y sirve principalmente para el intercambio de información, para notificaciones en relación a actividades y eventos de esta Casa de Estudio: “A los empleados se le proporciona una cuenta de correo electrónico cuando comienzan a laborar en la institución, y en relación con los alumnos, tienen la opción de solicitar una; cabe señalar que cada vez es más común que los maestros inviten a los estudiantes que tramiten una cuenta de correo para la entrega de tareas”.

En la parte de la seguridad, Razo García dice que al ser una herramienta de mucha demanda y cada vez con más utilidad, el correo electrónico es un blanco para la publicidad masiva y no deseada conocida como Spam (mensajes basura), y en el peor de los casos por gente que quiere cometer fraude: “Por estas razones el usuario debe usar su cuenta con mucho cuidado, por ejemplo si queremos evitar el Spam no debe proporcionar sus direcciones e-mails a boletines de tiendas departamentales o páginas de entretenimiento, procurar que siempre que proporcionemos este dato sea porque realmente queremos recibir información de esa fuente”.

Recordando las reglas de seguridad básicas, comenta: “Para evitar el fraude el usuario nunca debe abrir correos de personas que no conozca, los bancos nunca van a pedir datos confidenciales sobre su cuenta bancaria, ningún proveedor de correo electrónico va a pedir su contraseña, la UdeG por ningún motivo pedirá su contraseña”.

Agrega que tener una cuenta de correo electrónico es muy provechoso y de gran utilidad, pero también requiere una gran responsabilidad: “Si el usuario envía información que a su consideración es crítica, se recomienda verificar con el destinatario la recepción de la misma, y siempre se está trabajando por garantizar el buen funcionamiento del correo electrónico pero este servicio hasta el momento no es infalible.”

Razo García refiere que la CGTI cuenta con un sistema AntiSpam, como una de las medidas de seguridad para el correo electrónico: “Este sistema reduce la entrada y salida del correo no deseado, colocando el correo sospechoso en una cuarentena personal, la cual el usuario puede revisar y en donde puede eliminar el correo no deseado y liberar el que sea reconocido y que está esperando. Cabe señalar que el usuario puede consultar como hacer buen uso de su cuarentena en el sitio: cgti.udg.mx/sistema-antispam”.

Rebeca Razo concibe al correo electrónico como una herramienta que todavía tiene mucha vida por delante en el entendido de que, para las instituciones como esta Casa de Estudio, es una identificación para el intercambio de información y notificaciones oficiales: “Por esta razón el compromiso de la CGTI es garantizar el buen funcionamiento de este servicio ofreciendo siempre una alta calidad en el desarrollo y buen uso del mismo”.

Agrega que para revisar las recomendaciones que la CGTI sugiere para el correcto uso del servicio de correo electrónico, el usuario puede visitar el sitio: www.cgti.udg.mx/noticias/buen-uso-correo.

José Guadalupe Morales Montelongo, Coordinador de Desarrollo de CGTI, destaca que junto con el correo electrónico conviven tendencias recientes como la colaboración de grupos de trabajo a través de espacios virtuales, que emplean mensajería instantánea y herramientas de voz que enriquecen la comunicación en el grupo. De esta manera, las personas que son invitadas a participar pueden tener rápidamente el contexto y el avance del tema o proyecto en desarrollo.

“En este sentido, la CGTI dirige sus esfuerzos para la innovación de los sistemas colaborativos de la Red Universitaria ajustándolos a estos nuevos servicios tecnológicos que conllevan la mejora en la comunicación entre sus integrantes”, concluye.

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